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Le tre agende del metodo Kanban: guidare l’evoluzione organizzativa in tempi turbolenti

Nel panorama economico odierno, caratterizzato da rapidi mutamenti tecnologici, economici e sociali, le organizzazioni di servizi si trovano spesso a navigare in acque turbolente. L’abilità di evolvere positivamente, mantenendo la stabilità e la pertinenza, è diventata un imperativo per la continuità operativa a lungo termine. Il metodo Kanban, supportato dal Kanban Maturity Model (KMM), offre ai dirigenti aziendali una guida pragmatica per affrontare queste sfide, fondando il proprio approccio su tre agende interconnesse: la sostenibilità, l’orientamento al servizio e l’adattabilità.

Comprendere il contesto turbolento

I periodi di equilibrio organizzativo possono essere interrotti da eventi drammatici che, pur potendo essere preceduti da turbolenze, sono seguiti da caos e ulteriore instabilità, fino al raggiungimento di una “nuova normalità”. Una situazione di tensione può esistere anche in periodi di apparente stabilità, dove problemi latenti (spesso manifestati come inerzia o insoddisfazione) possono portare a una crisi significativa, come durante la crisi finanziaria del 2008.

In questi contesti, la resistenza umana al cambiamento è un fattore critico. Come osservato da Peter Senge, “le persone non resistono al cambiamento, resistono all’essere cambiate”. I cambiamenti drastici e strutturali sul posto di lavoro (nuovi ruoli, riorganizzazioni) possano generare ansia, stress e paura, portando a una forte opposizione. Gli approcci tradizionali, spesso aggressivi e focalizzati su cambiamenti radicali, possono mettere le persone in una situazione di crisi psicologica, mettendo in seria difficoltà anche le organizzazioni.

Il metodo Kanban, al contrario, adotta un approccio al cambiamento evolutivo e incrementale, che evita di provocare una crisi nelle persone. Questo lo rende particolarmente adatto per guidare le organizzazioni attraverso la turbolenza, minimizzando gli effetti dannosi e il turnover del personale.

Le tre agende di Kanban: una bussola per la leadership

Le tre agende di Kanban forniscono una struttura integrata per la crescita e la resilienza aziendale:

  1. L’agenda della sostenibilità: rivolta verso l’interno dell’organizzazione, questa agenda si concentra su tre obiettivi fondamentali, alleviare il sovraccarico di lavoro, migliorare la qualità dei risultati e sviluppare un autentico coinvolgimento professionale, sia nel contributo individuale che nella soddisfazione del cliente. Nei contesti meno strutturati, l’enfasi iniziale è posta sul sollievo dal sovraccarico per persone, team e flussi di lavoro, creando le condizioni per una maggiore qualità e prevedibilità del lavoro svolto. Il risultato è un ambiente professionale più sano, sostenibile e produttivo — condizione indispensabile per affrontare con efficacia le pressioni e le complessità esterne.
  2. L’agenda dell’orientamento al servizio: rivolta verso l’esterno, questa agenda si concentra sulla prestazione del servizio e sulla soddisfazione del cliente, promuovendo la capacità di mantenere gli impegni, rispettare le scadenze con affidabilità e prendere decisioni gestionali basate sulla fiducia reciproca. Nel Kanban Maturity Model (KMM), il ruolo del cliente viene reso esplicito a partire dal livello 2, mentre il livello 3 rappresenta il punto in cui le aspettative del cliente sono soddisfatte in modo costante e sostenibile. Questa agenda orienta l’organizzazione verso il valore percepito dal cliente, stimolando un miglioramento della prevedibilità del servizio e della fiducia esterna — due elementi essenziali per competere efficacemente in contesti di mercato instabili e ad alta variabilità.
  3. L’agenda dell’adattabilità: questa agenda ha uno sguardo orientato al futuro e si concentra sullo sviluppo della resilienza organizzativa e della competitività sostenibile. Lo fa attraverso la capacità di fare promesse credibili e mantenibili e di guidare consapevolmente la strategia e il posizionamento dell’impresa nel tempo. È l’agenda che abilita le organizzazioni a diventare anti-fragili: capaci non solo di resistere alle pressioni esterne, ma di evolversi e rafforzarsi proprio in risposta agli stress ambientali. Questa prospettiva si manifesta pienamente solo nei livelli più evoluti di strutturazione organizzativa, dove diventa possibile una reinvenzione profonda dell’identità e dello scopo aziendale.

Come le agende supportano i dirigenti nell’evoluzione

L’integrazione di queste tre agende, guidata dal KMM, offre ai dirigenti e ai decisori aziendali una strategia robusta per l’evoluzione organizzativa in contesti turbolenti:

  • Cambiamento evolutivo, non radicale: fin dalla sua origine, il metodo Kanban adotta un approccio incrementale e adattivo al miglioramento dell’agilità organizzativa, in netto contrasto con i cambiamenti drastici e imposti tipici di altre metodologie. Questa via evolutiva, più rispettosa delle dinamiche umane, evita traumi organizzativi e resistenze psicologiche, rendendo il cambiamento più sostenibile e più facile da radicare nel tempo. In particolare, nelle organizzazioni meno strutturate, un approccio graduale e contestuale aumenta significativamente le probabilità di successo, rispetto a trasformazioni radicali avviate attraverso grandi iniziative di transizione.
  • Prevenzione delle crisi: anziché aspettare una crisi conclamata per avviare il cambiamento, Kanban promuove un intervento proattivo durante i periodi di stabilità, quando i problemi latenti possono essere affrontati con maggiore lucidità. Le agende del metodo supportano l’emersione e la risoluzione di insoddisfazioni e ostacoli operativi — come il sovraccarico di lavoro o le inefficienze nel flusso — trasformando l’inerzia organizzativa in spinta al miglioramento.
  • Costruire resilienza e adattabilità: Il metodo Kanban, attraverso le sue agende, favorisce lo sviluppo di resilienza strategica, operativa e individuale. Questo percorso comprende transizioni culturali e organizzative fondamentali: dalla burocrazia alla dinamicità emergente, dalla formalizzazione alla personalizzazione, dall’efficienza all’affidabilità e dal profitto alla ricerca di significato. Il modello contribuisce a sviluppare una maggiore sensibilità al contesto esterno e una tolleranza costruttiva verso nuove idee — tratti distintivi delle organizzazioni davvero resilienti. Nei contesti più strutturati, il KMM abilita la capacità di mettere in discussione in modo critico il come, il cosa, il perché e il per chi si lavora, una competenza chiave per la reinvenzione continua e la sopravvivenza nel lungo termine.
  • Decisioni basate sui dati e sul feedback continuo: le agende incoraggiano un uso sistematico di metriche e cicli di feedback, attraverso le cosiddette ‘Cadenze Kanban’ — come il Kanban Meeting, il Service Delivery Review e l’Operations Review. Questi momenti strutturati abilitano un’auto-valutazione onesta e una comprensione quantitativa della performance, fornendo ai decisori le informazioni necessarie per prendere decisioni consapevoli e adattarsi con rapidità ai cambiamenti del contesto.
  • Promuovere la leadership a ogni livello: Kanban promuove la leadership diffusa, incoraggiando atti di leadership a tutti i livelli dell’organizzazione — dalla proattività individuale alla capacità di mobilitare e ispirare il gruppo. Questo approccio distribuisce responsabilità e potere decisionale, rendendo l’organizzazione più resiliente, adattabile e meno dipendente da singole figure carismatiche o ‘manager eroi’.
  • Cambiamento duraturo: Kanban è progettato per garantire che il cambiamento culturale e l’adozione di nuove pratiche si consolidino e perdurino nel tempo, anche in presenza di turnover del personale. Le agende, i valori espliciti e i criteri decisionali fungono da guida, supportando un’evoluzione profonda e sostenibile che si radica saldamente nella cultura organizzativa.

Conclusione

In conclusione, le tre agende di Kanban – sostenibilità, orientamento al servizio e adattabilità – non sono solo principi teorici, ma una guida pratica per i dirigenti che desiderano condurre le loro organizzazioni di servizi verso un’evoluzione positiva in un ambiente sempre più turbolento. Adottando questo approccio sistemico e allo stesso tempo umano al cambiamento, le organizzazioni possono non solo resistere agli shock, ma anche emergere più forti, più agili e con una maggiore probabilità di successo a lungo termine.

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La trasparenza nel metodo Kanban: fondamento per fiducia, empatia e crescita organizzativa

Il metodo Kanban viene applicato a partire da ciò che si fa attualmente, rispettando ruoli e responsabilità esistenti, e promuove il miglioramento continuo attraverso un cambiamento evolutivo. Un elemento che rende possibile questo approccio è il valore della trasparenza. Ma cosa significa esattamente “trasparenza” in questo contesto e perché è così cruciale?

Il Kanban Maturity Model (KMM) mette in luce come la trasparenza sia un elemento culturale essenziale, specialmente per le organizzazioni che aspirano a raggiungere livelli di maturità più elevati. Valutare la trasparenza significa riconoscere il valore della disponibilità delle informazioni rispetto alla loro indisponibilità.

Trasparenza attraverso la visualizzazione

La pratica generale Kanban ‘Visualizzare’ è lo strumento principale per rendere il lavoro e il sistema che lo gestisce trasparenti per tutti. Le Kanban board non si limitano a mostrare gli elementi di lavoro e il loro stato, ma visualizzano anche le policy, gli assunti, le linee guida, i vincoli, i rischi associati al lavoro, le aspettative dei clienti e degli stakeholder, e l’indicazione di chi sta svolgendo il lavoro.

Visualizzare ciò che sarebbe altrimenti invisibile ha numerosi benefici:

  • Garantisce una comunicazione chiara e corretta.
  • Sviluppa una comprensione condivisa degli obiettivi, dello stato del lavoro, degli impedimenti e dei rischi.
  • Facilita il processo decisionale tempestivo e coerente, la collaborazione e la condivisione della conoscenza.
  • Aiuta a ridurre il sovraccarico (Muri, per saperne di più cliccate qui) visualizzando e limitando il lavoro in corso (WIP).
  • Sposta il focus dalla gestione del lavoratore alla gestione del lavoro.
  • Costruisce la fiducia nel sistema organizzativo.

Ad esempio, visualizzare le policy di lavoro assicura che tutti i membri del team gestiscano il lavoro allo stesso modo, contribuendo alla coerenza dei risultati. Visualizzare il flusso di lavoro end-to-end fornisce informazioni sullo stato del lavoro per facilitare il processo decisionale e stabilisce le basi per capire come funziona il lavoro e definire azioni di miglioramento.

Trasparenza e policy esplicite

La pratica generale ‘Rendere esplicite le policy’ è un modo diretto per migliorare il livello di fiducia nella propria organizzazione. Quando regole e policy sono chiaramente esplicitate, le organizzazioni tendono a essere più eque e a favorire un maggiore livello di fiducia. La trasparenza delle policy stabilisce limiti e vincoli operativi, creando le condizioni per la responsabilizzazione delle persone e contribuendo a rafforzare la fiducia.

Trasparenza e comprensione della realtà

Applicare Kanban consente di far emergere dati concreti che rappresentano fedelmente la realtà operativa, rafforzando il mantra secondo cui “in Kanban non c’è spazio per le illusioni ottimistiche”. I livelli del KMM sono definiti da risultati osservabili, il che significa che non ci si può nascondere dietro l’adozione di pratiche superficiali o l’adesione a un sistema di credenze. Kanban richiede, sin dall’inizio, una valutazione onesta di sé e la promuove continuamente attraverso l’attenzione a metriche orientate all’esterno, alla soddisfazione del cliente e all’uso delle cadenze Kanban come strumenti di feedback.

Le metriche appropriate, a differenza delle cosiddette vanity metrics (misurazioni che, pur apparentemente positive, non forniscono informazioni utili per la crescita o il miglioramento di un’attività), permettono di comprendere come il valore fluisce nel sistema, cosa ne ostacola il passaggio e come intervenire per migliorarlo. La trasparenza sui dati e sulle performance consente di prendere decisioni basate su fatti concreti, anziché su percezioni soggettive. È difficile restare nel diniego quando si è immersi in un sistema Kanban attivamente funzionante.

Trasparenza ed empatia

Nel metodo Kanban, la trasparenza favorisce la nascita dell’empatia. Vedere non significa solo comprendere, ma anche sentire. Le narrazioni che emergono durante le Service Delivery Review e le Operations Review, la tensione percepita nei Replenishment Meeting dovuta alla scarsità di risorse, il limite al WIP e la consapevolezza della reale capacità del sistema sono tutti elementi che contribuiscono allo sviluppo dell’empatia. Allo stesso modo, l’esposizione ai rischi aziendali, alle informazioni sull’urgenza (in base al costo del ritardo) e alle classi di servizio alimentano questa consapevolezza condivisa. Kanban non solo consente di visualizzare il lavoro: è progettato per generare empatia.

Resistenza alla trasparenza

Nonostante i numerosi benefici, la trasparenza può incontrare resistenze. Nelle organizzazioni, il controllo delle informazioni rappresenta spesso una fonte di potere. Promuovere esplicitamente la trasparenza può essere percepito come una minaccia a tale potere, influenzando il senso di autostima e identità professionale, in particolare tra i manager. In alcuni casi, la trasparenza offerta da strumenti come la Kanban board può generare disagio, poiché limita la possibilità di controllare la narrativa o di presentare i progressi in modo distorto ai livelli superiori. Questo può innescare reazioni difensive, anche forti, da parte di chi percepisce di perdere il controllo.

È importante notare che promuovere la trasparenza non significa rendere tutte le informazioni disponibili a tutti. Alcune informazioni potrebbero sovraccaricare le persone, altre devono essere protette per motivi normativi, di conformità o di sicurezza, o per rispettare la dignità degli individui. L’obiettivo è condividere il maggior numero possibile di informazioni per permettere all’organizzazione di rafforzare la propria affidabilità e di rispondere con maggiore rapidità ed efficacia alle sfide operative.

Conclusione

La trasparenza è un valore fondamentale e una pratica abilitante nel metodo Kanban. Grazie alla visualizzazione, alle policy esplicite, all’uso dei dati e ai meccanismi di feedback, Kanban crea un ambiente in cui la realtà è resa visibile, la fiducia e l’empatia si consolidano, e l’organizzazione può evolvere in modo consapevole per diventare più resiliente e adattabile. Fare proprio il valore della trasparenza, pur riconoscendone e affrontandone le sfide, è essenziale per liberare il pieno potenziale del metodo Kanban.