Quando si pensa al Metodo Kanban, vengono subito in mente le lavagne visive, le colonne, a qualcuno anche i limiti al lavoro in corso (WIP). Questi sono strumenti potenti, ma c’è dell’altro e più in profondità.
Il Metodo Kanban non è solo un insieme di pratiche per gestire il flusso di lavoro, ma anche un approccio che promuove attivamente la collaborazione all’interno delle organizzazioni. Il proverbio africano “per andare veloce, viaggia da solo, per andare lontano, viaggia insieme” cattura metaforicamente questo concetto: la collaborazione è necessaria per “andare lontano” nel viaggio organizzativo. Il valore della collaborazione non è un semplice optional, ma un valore culturale esplicito essenziale per l’evoluzione organizzativa e la resilienza.
Come emerge e cresce la collaborazione
Ai livelli di maturità organizzativa iniziali, l’attenzione è sull’individuo che lavora per conto proprio. La collaborazione è ciò che segna il passaggio dal Livello 0 al Livello 1 del Kanban Maturity Model (KMM). Al Livello 1, l’organizzazione inizia a focalizzarsi sul team. Emerge una comprensione condivisa del processo e la collaborazione diventa un’abitudine all’interno di piccoli team con obiettivi comuni.
Uno strumento che facilita questo passaggio è la Kanban board individuale aggregata, che visualizza il lavoro di più persone. Vedere cosa fanno gli altri e dove potrebbero aver bisogno di aiuto favorisce naturalmente la collaborazione. È un primo passo verso la consapevolezza che lavorare insieme porta risultati migliori.
Per raggiungere il Livello 2 e oltre, è necessario superare i “silos” e incoraggiare la cooperazione tra i team all’interno di un flusso di lavoro condiviso. L’obiettivo comune è offrire un servizio al cliente, e questo richiede unità e allineamento focalizzati sulle sue esigenze.
Pratiche Kanban che alimentano la collaborazione
Il Metodo Kanban integra pratiche specifiche che promuovono attivamente la collaborazione:
- Visualizzazione: le Kanban board rendono visibile il lavoro, il flusso, i rischi e le policy. Visualizzare blocchi e dipendenze aiuta i team a identificare dove è necessaria la collaborazione. Le board aggregate per più team aiutano a gestire più efficacemente i passaggi di consegne tra di essi.
- Cicli di feedback (Cadenze): le riunioni regolari, come il Kanban Meeting quotidiano e anche le riunioni spontanee (cosiddetti ‘after-meetings’), sono momenti essenziali per i feedback all’interno dell’organizzazione, per coordinare il lavoro, riflettere e incoraggiare la collaborazione e l’auto-organizzazione.
- Policy esplicite e valore dell’Accordo: definire e visualizzare le regole del processo (policy) garantisce una comprensione condivisa del funzionamento del flusso di lavoro. Il valore dell’Accordo (‘Agreement’) nel KMM implica muoversi con consenso, che richiede intrinsecamente collaborazione.
- Gestire il lavoro, non le persone: questo concetto sposta il focus dalle singole persone al flusso del lavoro, incoraggiando i team a collaborare intorno al lavoro per farlo progredire.
- Orientamento ai servizi: adottare una prospettiva orientata ai servizi spinge alla collaborazione tra diverse unità organizzative per fornire un valore al cliente. La Kanban board visualizza questo flusso tra i dipartimenti, facilitando la collaborazione.
- Cultura Kaizen: promuovere un miglioramento continuo guidato da tutto il personale, come nel sistema Toyota, è un approccio evolutivo intrinsecamente collaborativo.
- Mission Command: i manager dovrebbero comunicare l’intento (il ‘cosa’, che aspetto ha il lavoro finito, il risultato desiderato) e lasciare alle persone del team il compito di definire il ‘come’ (i mezzi e i comportamenti per realizzarlo). Questo approccio delega e promuove l’autonomia e la collaborazione.
I vantaggi della collaborazione
Una cultura di collaborazione nel metodo Kanban porta a risultati significativi:
- Migliore trasparenza.
- Flusso di lavoro più veloce e prevedibile.
- Riduzione del sovraccarico.
- Superamento dei comportamenti a silos.
- Team resilienti e robusti.
- Maggiore soddisfazione del cliente.
- Capacità di affrontare le crisi e costruire resilienza organizzativa.
Conclusione
La collaborazione non è un aspetto secondario del Kanban, ma un elemento vitale che permea le pratiche e i principi del metodo. È la chiave per sbloccare livelli superiori di maturità organizzativa e costruire un sistema in grado di evolvere e prosperare nel tempo.
