Tag: Antifragilità

Pubblicato il

Il valore del Cambiamento Evolutivo nel metodo Kanban: evolvere per adattarsi e prosperare

Nel mondo della gestione aziendale e dello sviluppo tecnologico, la parola cambiamento evoca spesso immagini di riorganizzazioni drastiche, produttività in calo a seguito di tali iniziative e resistenza da parte del personale coinvolto. Il metodo Kanban propone un approccio radicalmente diverso: il cambiamento evolutivo. Invece di imporre trasformazioni traumatiche, Kanban promuove un’evoluzione graduale e collaborativa, partendo dalla situazione attuale per costruire un’organizzazione più resiliente, adatta allo scopo (fit-for-purpose) e, in ultima analisi, costruita per la sostenibilità a lungo termine.

Il fumetto originale sulla copertina del libro Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business di David J. Anderson.

Inizia con quello che fai oggi: un principio fondamentale

Il cuore del cambiamento evolutivo in Kanban risiede nel principio di Change Management “Inizia con quello che fai oggi“. Questo approccio rispetta i processi, i ruoli e le responsabilità esistenti, evitando di scatenare quella crisi psicologica che spesso accompagna i cambiamenti strutturali drastici. I metodi tradizionali di gestione del cambiamento e molti approcci Agile spesso impongono nuovi ruoli e riorganizzazioni, che possono essere percepiti come una minaccia all’identità, allo status e alla dignità delle persone, generando resistenza. Come ha affermato Peter Senge, “le persone non resistono al cambiamento, resistono all’essere cambiate”.

Il cambiamento evolutivo è di natura normativa, ovvero si concentra sulla modifica di metodi e strumenti senza alterare immediatamente la struttura sociale. Questo approccio riduce l’ansia e la paura, rendendo le modifiche più accettabili e, di conseguenza, più facili da istituzionalizzare.

Il motore del cambiamento: stressor, riflessione e atto di leadership

Il cambiamento evolutivo non avviene per caso, ma è guidato da tre elementi essenziali, magnificamente illustrati nella vignetta sulla copertina del libro Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business di David J. Anderson:

  1. Uno stressor: è necessaria una motivazione per cambiare. Può trattarsi di insoddisfazione per lo stato attuale, come evidenziato dalle frasi “Sono bloccato“, “Ho troppo da fare” o “Non ho nulla da fare” nella vignetta. Lo stressor crea una tensione emotiva che spinge alla ricerca di un miglioramento.
  2. Un meccanismo di riflessione: la Kanban board e le Cadenze Kanban (Team Kanban Meeting, Replenishment Meeting, Service Delivery Review, ecc.), forniscono l’occasione per visualizzare e riflettere sugli stressor. Le cadenze sono meccanismi di riflessione codificati, progettati per catalizzare la domanda di cambiamento.
  3. Un atto di leadership: senza un catalizzatore, la frustrazione diventa inerzia. La frase “Facciamo qualcosa al riguardo!” rappresenta l’atto di leadership che trasforma la riflessione in azione. Questo va oltre la semplice iniziativa, tipica di organizzazioni poco strutturate, perché catalizza l’azione di tutto il gruppo. Valorizzare gli atti di leadership è fondamentale perché comportano un rischio personale; l’organizzazione deve quindi creare sicurezza psicologica per incoraggiarli.

Un percorso guidato: il Kanban Maturity Model (KMM)

Il Kanban Maturity Model (KMM) funge da roadmap per questo percorso evolutivo, fornendo una guida pragmatica, basata sull’evidenza, per raggiungere una vera agilità aziendale. Il KMM riconosce che le organizzazioni meno strutturate non sono in grado di gestire grandi iniziative di cambiamento con profonde fasi di transizione. Propone invece un approccio incrementale con tante piccole transizioni, molto più adatto a tali contesti.

Il modello utilizza le pratiche di transizione per introdurre piccoli stressor, pensati per scuotere le persone dalla loro zona di comfort e creare una richiesta (“pull“) per ulteriori cambiamenti. Queste pratiche sono normative e facili da adottare, preparando il terreno per le pratiche di consolidamento, che sono necessarie per raggiungere i risultati attesi per un determinato livello di maturità ma che incontrerebbero resistenza se introdotte troppo presto. Questo modello, simile al coaching sportivo, applica la giusta dose di stress per catalizzare il miglioramento senza portare l’organizzazione e le persone a un punto di rottura.

I benefici tangibili del Cambiamento Evolutivo

Adottare un approccio evolutivo con Kanban porta a vantaggi significativi e duraturi.

  • Robustezza e antifragilità: i processi che emergono da forze evolutive sono intrinsecamente più robusti e adatti al contesto specifico rispetto a soluzioni progettate ‘a tavolino’. Le soluzioni progettate a tavolino sono fragili, il cambiamento evolutivo è robusto. Questa capacità di adattarsi continuamente agli stress ambientali è ciò che Nassim Nicholas Taleb ha definito antifragilità.
  • Riduzione della resistenza: evitando cambiamenti strutturali drastici, si minimizza la resistenza emotiva radicata nella minaccia all’identità. L’approccio “sii come l’acqua” suggerisce di aggirare gli ostacoli (la resistenza) scegliendo cambiamenti normativi che non attaccano il thymos (lo spirito, l’identità) delle persone.
  • Cambiamenti che si istituzionalizzano: poiché i cambiamenti emergono in modo collaborativo e vengono proposti dalle persone che compongono l’organizzazione stessa, hanno molte più probabilità di essere interiorizzati e di diventare “il modo in cui qui facciamo le cose“. Sono cambiamenti che durano nel tempo, anche al cambiare delle persone.
  • Migliore performance economica: un approccio evolutivo è molto più economico. Uno studio comparativo della China Merchants Bank ha mostrato che Kanban ha prodotto risultati migliori e più rapidi di altri approcci a solo una frazione del costo per dipendente, proprio perché evita la necessità di un coaching costante per gestire la crisi psicologica indotta dai metodi più drastici.
  • Costruzione della resilienza organizzativa: il cambiamento evolutivo è al centro della costruzione della resilienza. Permette di orchestrare rapidamente nuovi servizi e di adattarsi a crisi e turbolenze di mercato. In un’epoca in cui la resilienza è il nuovo imperativo per i leader, l’approccio evolutivo di Kanban fornisce gli strumenti fondamentali per costruirla.

Conclusione

In conclusione, il valore del cambiamento evolutivo nel metodo Kanban non risiede solo nel miglioramento dei processi, ma nella trasformazione fondamentale dell’organizzazione in un’entità vivente, capace di apprendere, adattarsi e prosperare in un mondo complesso e in continuo mutamento. Non si tratta di implementare una nuova metodologia, ma di integrare nel DNA dell’organizzazione la capacità di evolvere.

Pubblicato il

Il cuore del controllo del rischio operativo: il valore del Flow nel metodo Kanban

Nel panorama economico odierno, caratterizzato da rapidi cambiamenti e incertezza, la capacità di un’organizzazione di dare valore ai propri clienti in modo rapido, prevedibile e sostenibile, mantenendo sotto controllo il rischio operativo, è fondamentale per il successo a lungo termine. Il metodo Kanban, con la sua enfasi sul valore del Flow (flusso), offre un approccio efficace per raggiungere questa capacità. Ma cosa significa esattamente Flow e perché è così cruciale?

Cos’è il Flow nel contesto del metodo Kanban?

In Kanban, il Flow si riferisce al movimento continuo e regolare degli elementi di lavoro attraverso un sistema, dalla loro richiesta iniziale fino alla consegna finale al cliente. Non si tratta solo di “fare le cose”, ma di assicurarsi che il lavoro si muova senza intoppi, ritardi o interruzioni. L’obiettivo principale della gestione del flusso è ottenere una creazione e consegna di valore per il cliente che sia veloce, fluida, sostenibile e prevedibile, minimizzando al contempo rischi e costi di ritardo.

I benefici trasformativi di un flusso ottimizzato

Un flusso efficace porta a numerosi vantaggi, sia a livello operativo che strategico:

  • Sollievo dal sovraccarico: molte organizzazioni sono afflitte dal sovraccarico di lavoro (muri), che porta a stress, bassa qualità e rilavorazioni. Implementando il Flow, si riduce la quantità di lavoro in corso (WIP), permettendo alle persone di concentrarsi su meno elementi e di completarli con maggiore qualità. Questo porta a un miglioramento della soddisfazione e del benessere del personale.
  • Maggiore prevedibilità e velocità di consegna: quando il lavoro fluisce senza interruzioni e accumuli eccessivi, i tempi di consegna (lead time) si riducono e diventano più prevedibili. Le organizzazioni che si concentrano sul Flow possono iniziare a soddisfare costantemente le aspettative dei clienti, costruendo fiducia e credibilità.
  • Miglioramento della qualità e riduzione delle rilavorazioni: un flusso più fluido significa meno interruzioni e cambi di contesto, il che si traduce in meno difetti e rilavorazioni.
  • Comprensione profonda del lavoro: la gestione del Flow richiede di identificare e visualizzare i tipi di domanda e come vengono elaborati, rendendo visibili impedimenti e ritardi. Questa trasparenza porta a una comprensione collettiva di come il lavoro viene svolto e dove possono essere apportati miglioramenti.
  • Migliore gestione del rischio e delle opportunità: un flusso prevedibile migliora la gestione del rischio offrendo un numero maggiore di opzioni a disposizione dei decisori. La prevedibilità permette infatti di posticipare le decisioni fino all’ultimo momento responsabile, quando si hanno più informazioni a disposizione. Questo riduce il rischio di lavorare su elementi che potrebbero essere scartati o diventare obsoleti.
  • Crescita dell’agilità organizzativa: Le organizzazioni che padroneggiano il Flow sviluppano la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti delle esigenze dei clienti e delle condizioni di mercato. Questo è fondamentale per la resilienza e la sostenibilità a lungo termine.

Un percorso di evoluzione continua

Il percorso verso un flusso ottimizzato è un viaggio di evoluzione continua, non un cambiamento una tantum.

  • Nelle fasi iniziali dell’adozione del metodo Kanban, l’attenzione è spesso rivolta al sollievo dal sovraccarico a livello individuale o di team. I team iniziano a visualizzare il proprio lavoro e a impostare limiti semplici per concentrarsi sul completamento delle attività. In questa fase, le prestazioni possono variare, ma si inizia a percepire una maggiore consapevolezza del lavoro e una motivazione a migliorare.
  • Man mano che un’organizzazione progredisce, si concentra sullo sviluppo di una maggiore consistenza nei processi. Inizia a considerare il lavoro dal punto di vista del cliente e a vedere le proprie attività come servizi. Si sviluppa la capacità di coordinare il lavoro tra i diversi team che collaborano per fornire un servizio end-to-end. Vengono introdotte metriche più significative legate al flusso, come i tempi di consegna (lead time), e si inizia a gestire attivamente blocchi e rilavorazioni.
  • Le organizzazioni più evolute riescono a ottenere un flusso fluido su vasta scala, concentrandosi sul bilanciamento della domanda e della capacità e sulla gestione delle aspettative dei clienti. I clienti percepiscono che i servizi sono “adatti allo scopo” (fit-for-purpose) e affidabili. La collaborazione si estende tra team e con i clienti stessi.
  • Successivamente, le organizzazioni rafforzano la propria robustezza attraverso una gestione quantitativa del rischio e l’ottimizzazione economica del flusso. Le dipendenze complesse vengono gestite in modo dinamico e la prevedibilità del servizio raggiunge livelli elevati. Le decisioni sono sempre più basate su dati e analisi quantitative.
  • Le organizzazioni che continuano a perfezionare il loro Flow diventano nel tempo leader di mercato, capaci di anticipare le esigenze dei clienti e di innovare costantemente. La loro attenzione si sposta sulla capacità di mettere in discussione cosa fanno e come lo fanno, cercando la perfezione e l’eccellenza.
  • Infine, le organizzazioni più evolute raggiungono la capacità di reinventarsi completamente – persino il loro scopo e la loro identità – in risposta a stravolgimenti di mercato o cambiamenti drastici. Questa è la massima espressione di antifragilità e garantisce la sopravvivenza a lungo termine.

Pratiche per sviluppare il Flow

Per coltivare un flusso efficace, il metodo Kanban suggerisce l’implementazione di diverse pratiche:

  • Visualizzazione: rendere visibile il lavoro, le fasi del flusso, le policy e gli impedimenti (come blocchi o elementi divenuti obsoleti) è il primo passo per comprendere e migliorare il Flow. Le Kanban board, le card colorate e gli indicatori visivi sono strumenti essenziali per questo scopo.
  • Limitazione del lavoro in corso (WIP): impostare limiti al numero di elementi che possono essere “in lavorazione” in un dato momento previene il sovraccarico e incoraggia il completamento prima di iniziare nuovo lavoro. Questo trasforma un sistema “push” (a spinta) in un sistema “pull” (a chiamata), che accetta il lavoro solo quando c’è capacità produttiva disponibile.
  • Gestione esplicita delle policy: definire chiaramente le regole per la gestione del lavoro – come vengono accettate le richieste, quando un elemento può essere spostato alla fase successiva, o come vengono trattate le diverse classi di servizio – garantisce coerenza e promuove l’autonomia.
  • Implementazione di cicli di feedback: riunioni regolari come il Kanban Meeting, il Replenishment Meeting e le Service Delivery Review sono essenziali per riflettere sul Flow, identificare problemi e guidare il miglioramento continuo. Questi cicli permettono di adeguare il sistema in base alle osservazioni e ai dati raccolti.
  • Comprensione delle Classi di Servizio: utilizzare diverse classi di servizio (es. Expedite, Fixed Date, Standard, Intangible) in base al costo del ritardo associato agli elementi di lavoro, permette di gestire le priorità in modo strategico e di bilanciare le esigenze dei clienti con gli obiettivi economici dell’organizzazione.
  • Gestione delle dipendenze: riconoscere e gestire le dipendenze tra i diversi servizi o team è fondamentale per mantenere un Flow fluido, specialmente in sistemi complessi. Tecniche come i parking lot e le classi di dipendenza aiutano a mitigare i rischi di blocco.

Conclusione

Il Flow non è solo una componente del metodo Kanban; è la sua ragione d’essere. Concentrarsi sul Flow significa adottare una mentalità che privilegia la velocità di consegna, la prevedibilità e la capacità di soddisfare costantemente le esigenze dei clienti e degli stakeholder. Indipendentemente dalla fase di sviluppo in cui si trova un’organizzazione, la ricerca di un Flow sempre più fluido, efficiente e prevedibile è il percorso verso una maggiore resilienza, agilità e successo nel dinamico mondo del business.

Prossimo webinar

Per conoscere i concetti alla base del valore del Flow potete iscrivervi al webinar gratuito del prossimo 23 luglio alle ore 18:00 in collaborazione con Kanban University e Kanban+. Parlerò di come il metodo Kanban può trasformare radicalmente il modo in cui gestite i vostri servizi, riducendo il rischio operativo e gli errori previsionali e migliorando significativamente la prevedibilità e la qualità.